Ahorre tiempo y dinero documentando sus procesos comerciales

Independientemente de si usted es un proveedor de servicios, un entrenador o un consultor, si dirige un negocio en el que presta servicios a otros, tiene un proceso o una serie de procesos que sigue para prestar ese servicio.

Los emprendedores, especialmente los autónomos, suelen subestimar la importancia de documentar estos procesos. Suelen tener tantas cosas en las que trabajar en su negocio que este tipo de documentación queda relegada a un segundo plano frente a otras tareas más importantes.

Cuando documentas tu proceso, estás capturando en papel o en formato electrónico la serie de pasos o acciones tomadas en un orden específico para crear un resultado particular.

Los procesos pueden incluir desde la incorporación de clientes hasta operaciones comerciales más complejas, como el marketing y los embudos de ventas. La cantidad de procesos en cualquier empresa varía según el tipo de empresa, el propietario de la empresa y el tamaño del equipo.

Si eres un emprendedor que aún no ha comenzado a documentar sus procesos, aquí hay razones por las que deberías comenzar hoy.

Documentar sus procesos crea un plan operativo para su negocio.

Cuando se cuenta con un plan operativo, se libera una gran cantidad de energía mental para ejecutar tareas específicas relacionadas con el negocio. Esto permite tener más ancho de banda cognitivo para dedicarlo a partes más creativas de la empresa.

Documentar sus procesos le ayudará a estimar con precisión el tiempo de entrega de su servicio.

Tener una estimación de lo que implica le permite establecer mejor los plazos del proyecto. Esto le proporciona una mejor estimación de su capacidad para atender y aceptar más clientes. Esto evita que quienes brindan el servicio asuman más trabajo del que pueden manejar.

Documentar sus procesos puede ayudarle a fijar el precio de su servicio.

Cuando sabes cuánto tiempo, energía y recursos están involucrados en la prestación de un servicio particular, puedes tener más confianza al fijar tus precios.

Documentar sus procesos puede respaldar la prestación de sus servicios de manera consistente.

Muy a menudo, cuando no se tiene un proceso documentado, se suele prestar el servicio de memoria. Esto lleva a saltarse pasos, tomar atajos y, a veces, experimentar con nuevos métodos que pueden ralentizar la entrega. Cuando el proceso está documentado y se sigue, se puede garantizar la calidad del servicio y enorgullecerse de saber que siempre habrá un cliente satisfecho.

Documentar su proceso puede ayudarle a identificar y cerrar brechas en su servicio.

Cuando reflexionamos sobre nuestro proceso y lo ponemos por escrito, a menudo reconocemos oportunidades perdidas de aumentar la eficiencia y mejorar la calidad. También permite que otros nos den su opinión y nos hagan preguntas que conduzcan a mejoras.

Documentar sus procesos puede contribuir a la incorporación exitosa de nuevos miembros del equipo.

A medida que su empresa crezca, incorporará a varios miembros del equipo. Tener procesos documentados le permitirá ahorrar tiempo en la capacitación de otras personas sobre las operaciones de su empresa y aumentará la productividad de su equipo en general.

Documentar sus procesos le proporciona un punto de partida para redactar un plan de estudios para un curso o programa.

A menudo, se pasa por alto que tomarse el tiempo para documentar sus procesos es el comienzo del proceso de saber qué debe cubrir en un curso o programa que desee ofrecer. El proceso le ofrece la oportunidad de conocer íntimamente su propio proceso para poder enseñárselo a otros.

Para conocer más razones y consejos para documentar sus procesos, escuche esta entrevista que tuve con Mallory Petersen en el EP 12 del podcast Scale Your Course .

Si aún no lo haces, apuesto a que te sentirás inspirado para comenzar a documentar tus procesos y, eventualmente, ahorrar más tiempo y dinero en tu negocio.

Tracy Sherriff es directora certificada de operaciones y experta en planes de estudio que ayuda a entrenadores, profesionales del sector de servicios y otros propietarios de empresas a ampliar con éxito sus negocios en línea con cursos y programas de gran impacto y alta calidad. Puedes ponerte en contacto con Tracy visitando su sitio web tracysherriff.com o buscándola en Instagram @tracy.sherriff

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