Gagnez du temps et de l'argent en documentant vos processus métier
Que vous soyez un fournisseur de services, un coach ou un consultant, si vous dirigez une entreprise où vous êtes au service des autres, vous avez un processus ou une série de processus que vous suivez pour fournir ce service.
La documentation de ces processus est souvent sous-évaluée par les entrepreneurs, en particulier les solopreneurs. Ils ont souvent tellement de choses sur lesquelles travailler dans leur entreprise que ce type de documentation prend le pas sur d'autres tâches orientées vers l'avant.
Lorsque vous documentez votre processus, vous capturez sur papier ou dans un format électronique, la série d'étapes ou d'actions prises dans un ordre spécifique pour créer un résultat particulier.
Les processus peuvent inclure tout, de l'intégration de clients ou de clients à des opérations commerciales plus complexes telles que les entonnoirs de marketing et de vente. Le nombre de processus dans une entreprise varie selon le type d'entreprise, le propriétaire de l'entreprise et la taille de l'équipe.
Si vous êtes un entrepreneur qui n'a pas encore commencé à documenter vos processus, voici les raisons pour lesquelles vous devriez commencer dès aujourd'hui.
La documentation de vos processus crée un plan opérationnel pour votre entreprise.
Lorsque vous avez un plan opérationnel, vous libérez une tonne d'énergie mentale lors de l'exécution de tâches spécifiques liées à l'entreprise. Cela vous permet d'avoir plus de bande passante cognitive à consacrer à des parties plus créatives de votre entreprise.
La documentation de vos processus vous aide à estimer avec précision le délai de livraison de vos services.
Avoir une estimation de ce qui est impliqué vous permet de mieux définir les délais du projet. Cela vous donne une meilleure estimation de votre capacité à servir et à prendre plus de clients. Cela empêche ceux qui fournissent le service d'assumer plus de travail qu'ils ne peuvent en gérer.
La documentation de vos processus peut vous aider à fixer le prix de votre service.
Lorsque vous savez combien de temps, d'énergie et de ressources sont nécessaires pour fournir un service particulier, vous pouvez avoir plus de confiance dans la fixation de vos prix.
La documentation de vos processus peut soutenir la prestation de vos services de manière cohérente.
Très souvent, lorsque vous n'avez pas de processus documenté, vous fournissez souvent le service de mémoire. Cela conduit à sauter des étapes, à prendre des raccourcis et parfois à expérimenter de nouvelles méthodes qui peuvent ralentir votre livraison. Lorsque le processus est documenté et suivi, vous pouvez garantir la qualité de votre service et être fier de savoir que vous aurez un client satisfait à chaque fois.
Documenter votre processus peut vous aider à identifier et à combler les lacunes de votre service.
Lorsque nous réfléchissons à notre processus et que nous l'écrivons, nous reconnaissons souvent les occasions manquées d'accroître l'efficacité et d'améliorer la qualité. Cela permet également aux autres de nous faire part de leurs commentaires et de nous poser des questions qui mènent à une amélioration.
La documentation de vos processus peut favoriser l'intégration réussie des nouveaux membres de l'équipe.
Au fur et à mesure que vous évoluez dans votre entreprise, vous intégrerez divers membres de l'équipe. Avoir des processus documentés vous fera gagner du temps en formant quelqu'un d'autre sur vos opérations commerciales et augmentera la productivité de votre équipe dans son ensemble.
La documentation de vos processus vous donne un point de départ pour la rédaction d'un curriculum pour un cours ou un programme.
Souvent négligé, prendre le temps de documenter vos processus commence le processus de savoir ce que vous devez couvrir dans un cours ou un programme que vous voudrez peut-être offrir. Le processus vous offre la possibilité de connaître intimement votre propre processus afin que vous puissiez l'enseigner aux autres.
Pour plus de raisons et de conseils pour documenter vos processus, écoutez cette interview que j'ai eue avec Mallory Petersen sur l'EP 12 du podcast Scale Your Course .
Si vous ne l'êtes pas déjà, je parie que vous serez inspiré pour commencer à documenter vos processus et éventuellement économiser plus de temps et d'argent dans votre entreprise.
Tracy Sherriff est une directrice des opérations certifiée et une experte en programmes d'études qui aide les coachs, les professionnels basés sur les services et d'autres propriétaires d'entreprise à développer avec succès leur entreprise en ligne avec des cours et des programmes de haute qualité et à fort impact. Vous pouvez vous connecter avec Tracy en visitant son site Web tracysherriff.com ou en la trouvant sur Instagram @tracy.sherriff
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